Statusrapport: En smart måde at holde styr på dine opgaver

Statusrapport

Måske har du prøvet, hvor svært det kan være at holde styr på dine opgaver, når der er meget i gang.

Det kan være, at der er flere deltagere, at der er masser af faser i opgaven, eller at det bare er noget, der tager lang tid.

Kompleksitet øger risikoen for fejl og forglemmelser. For at undgå det, har jeg derfor en smart lille skabelon til dig:

En statusrapport skabelon


Og hvad er sådan en fætter så for en?

Det er i al sin enkelhed et meget simpelt Excel-ark med kolonner til at holde styr på status og fremdrift.

 Din egen grundige planlægning hjælper nemlig ikke så meget, hvis der ikke er andre, der ved, hvordan det hele hænger sammen. Derfor er det vigtigt, at information bliver delt imellem både dem du evt. arbejder sammen med, og at du selv har overblik.

 Der findes et hav a projektlederværktøjer, du kan vælge imellem. Hvis du er i tvivl om, hvor du skal starte med dem, så kan jeg kraftigt anbefale en helt "old-school" model. Brug en status rapport lavet i Excel. Du kan gemme i Dropbox, Google Drive eller andet, så du let kan dele den.  

Alle kan læse i det, og de relevante deltagere kan tildeles ret til at rette i det. 

Hvad skal der stå i en statusrapport?


Tricket med listen er, at det selvfølgelig ikke er ligegyldigt, hvad der står. Jeg har set et utal af statusrapporter, der er fuldstændigt ligegyldige. Husk på følgende:

  • Skriv en klar status - være specifik og konkret. Tænk på, at din opdatering skal kunne forstås af andre end dig selv.
  • Sørg for at inkludere næste trin. De skal være konkrete og angive hvem, der er ansvarlig, hvornår det finder sted og præcist, hvad der skal gøres. Så er det muligt at følge op næste gang, der er status. 
  • Hvis du gennemgår listen sammen med andre, så skal hvert punkt ikke tage lang tid. Listen er ikke beregnet til at fortælle alt, der er at vide omkring projektet. Det skal kun dreje sig om det, der er relevant for resten af gruppen

Hvor tit skal jeg lave statusrapport?


Det er fint at gøre det en gang om ugen, med mindre der er fuld fart over feltet. Så kan det være en god ide at starte med det hver dag. På den måde ved du nøjagtigt, hvad der skal ske, og hvem der skal gøre det.

Kan jeg bruge en statusrapport, hvis jeg arbejder alene?


Den kan du i høj grad!

Du kan bruge statusrapporten til at danne dig et overblik. Og du kan bruge den til at sørge for, at der er fremdrift i din opgave. Og du kan bruge den til at holde dig selv op på, at du faktisk når det, du har sat dig for.

Men sørg for at være realistisk med den.

For at du kan komme i gang, har jeg lagt et ark ud, som jeg selv har brugt masser af gange. Prøv at tage det i brug og ret det til, så det passer til det arbejde, du sidder med.

Statusrapporten er bare en af de 8 skabeloner, du kan få adgang til med det samme, hvis du køber skabelonpakken, 8 lette genveje til det forkromede overblik. Den kan du læse mere om lige her.

Del gerne med dit netværk!
Click Here to Leave a Comment Below 0 comments