Tidsplan – hold styr på din tidsplan med en gratis skabelon i Excel [download]

Lav en tidsplan og en gratis skabelon

En tidsplan er ikke bare en tidsplan.

Jeg har arbejdet som projektleder i noget, der snart føles som 100 år, og jeg møder stadig en masse misforståelser om tidsplaner.

I den ene spektret er der den rigide, ufleksible tidsplan, der ligger som en irriterende hindring for, at du kan arbejde kreativt. 

Det bliver en tidsplan for planens skyld og ikke for at sikre et godt resultat.

Det er nemt at falde i den fælde, hvis du ikke er vant til at arbejde med en plan af denne her art, men problemet er, at sådan en plan er ubrugelig.

Er der andre deltagere i opgaven, så vil de med den største sandsynlighed helt droppe at følge planen - den er simpelthen for firkantet.

I den anden ende af skalaen kan man køre uden nogen tidsplan, men det er altså ikke nogen god ide.

Så hvordan får du så lavet en ordentlig tidsplan?

Du kan sige, at hvordan du går til opgaven med at lave en tidsplan, kommer an på opgavens art.

Lad os tage et eksempel.

Lad os sige, at du skal have skrive en e-bog og ende med at bruge den som en gratis freebie på dit website.

  • Du skal starte med at bryde din opgave ned i bidder. I eksemplet med e-bogen kan du skrive de forskellige faser ned på post-it notes. Faserne kunne være: ide og research, skrive, designe cover, markedsføring, salg.
  • Dernæst klistrer du de forskellige post-it notes op i rækkefølge, sådan som du logisk kan se, at de forskellige ting skal laves. Det kan godt kræve lidt rokeren frem og tilbage, men tag dig tiden til det.
  • Du kan nu også begynde at markere, om og hvordan de forskellige faser afhænger af hinanden tidsmæssigt. Du kan markere det med en post-it i en anden farve. 
  • Først når du er kommet dertil, kan det betale sig for dig at lægge det hele ind i en tidsplan

Hvilken skabelon er bedst at bruge?

Du kan i og for sig bruge, hvad det skal være fra et indviklet Gantt system eller en helt gammeldags kalender.

Jeg har en gratis skabelon til dig, som du kan downloade lige her, og som er ret simpel, men som også kan bruges til rigtig mange projekter.

Sådan fungerer skabelonen

Tidsplan skabelon i Excel

Som du kan se, er skabelonen ret simpel.

Det er et Excelark, som du downloader, og hver gang du starter på en ny tidsplan, så skal du huske at lave en Gem som, så du ikke overskriver skabelonen.

Du alle dage, uger og måneder ud af til højre. Skal du bruge mindre end et år, så kan du bare enten slette eller ​skjule de kolonner, du ikke skal bruge.

Tidsplan - farvekoder

Oppe i toppen er der farvekoder, som du kan ændre og udvide og bruge som du vil. Du kan for eksempel have forskellige farver for forskellige deltagere, forskellige faser, forskellige områder, osv.​ 

Når du så lægger opgaver ind i skabelonen til venstre, så markerer du den eller de dage eller uger der er gældende, og så vælger du den rette farve til det.​

Den lille diamantform (i skabelonen er den blå​) er beregnet til at markere milepæle.

Det vil sige, hændelser undervejs i opgaven, der er vigtige for at kunne komme videre med opgaven. Det kan være en kundegodkendelse, at noget er færdigt, som resten afhænger af, osv.

Når du skal indsætte en milepæl i planen, så ​kopierer du ganske enkelt formen, og trækker den ind i planen, der hvor du vil have den.

Hvordan laver jeg så den bedste tidsplan?​

Den letteste måde at arbejde med en tidsplan er, at du starter bagfra.

Du kender typisk godt din deadline, så start med at lægge den ind​ i skabelonen.

Derefter skriver du de forskellige faser ind skabelonen ude til venstre, og så markerer du de rigtige dage eller uger i de farvekoder, du har valgt, og du lægger milepælene ind, der hvor de hører hjemme.

Og vupti - så har du dig en super god tidsplan.

Til slut - husk at en tidsplan er en fleksibel størrelse, der hele tiden skal justeres og rettes ind på.

Fik du downloadet skabelonen? Ellers er den her - rigtig god fornøjelse!​

Del gerne med dit netværk!
Click Here to Leave a Comment Below 0 comments